"Stare" stowarzyszenia zwykłe, tj. takie, które zostały założone przed wprowadzeniem nowelizacji Prawa o stowarzyszeniach (przed 20 maja 2016 r.), powinny dostosować się do nowych przepisów, wprowadzić zmiany w regulaminie i zgłosić się do nowej ewidencji. Mają na to czas do 20 maja 2018 roku. Po tym terminie zostaną rozwiązane z mocy prawa. Jak dostosować stowarzyszenie zwykłe do nowych przepisów (po 20 maja 2016 r.)

Stowarzyszenia zwykłe były zakładane od początku działania ustawy Prawo o stowarzyszeniach, tj. od roku 1989. Nie miały jednak szeroko zakrojonych możliwości i uprawnień. 20 maja 2016 r. dla stowarzyszeń zwykłych to data „rewolucji w przepisach”. Tego dnia weszła w życie nowelizacja ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Zmieniło się podejście, koncepcja tworzenia i funkcjonowania stowarzyszeń zwykłych. Stowarzyszenia zwykłe zyskały m.in. zdolność prawną czy możliwość korzystania z dotacji. Zmienił się także sposób rejestracji stowarzyszenia zwykłego.

Od 20 maja 2016 r. stowarzyszenia zwykłe tworzone są więc na nowych zasadach. Jednak nowelizacja ma znaczenie również dla stowarzyszeń zwykłych, które powstały wcześniej.

7 WSKAZÓWEK JAK DOSTOSOWAĆ STOWARZYSZENIE ZWYKŁE DO NOWYCH PRZEPISÓW:

1. Sprawdź regulamin stowarzyszenia zwykłego

Stowarzyszenia zwykłe działają na podstawie uchwalonego przez siebie regulaminu.

Minimalna zawartość regulaminu zgodna z nowymi przepisami wynika z art. 40 ust.

2 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Zgodnie z tym regulamin powinien zawierać

informacje o:

nazwie

celu lub celach i środkach działania

terenie działania i siedzibie

sposobie nabycia i utraty członkostwa

zasadach wyboru przedstawiciela lub zarządu

zasadach zmiany regulaminu

zasadach rozwiązania stowarzyszenia zwykłego

Do 20 maja 2016 r. zapisy regulaminów nie musiały zawierać takich informacji jak

np. zasady zmiany regulaminu czy też rozwiązania stowarzyszenia zwykłego. Po

nowelizacji jest to obowiązkowe. Działające stowarzyszenia muszą sprawdzić, czy w

regulaminie są takie zapisy.

Jeśli w regulaminie stowarzyszenia zwykłego nie ma wszystkich wymaganych

ustawowo zapisów – należy je wprowadzić.

Dodatkowo, choć nie wynika to wprost z przepisu, w regulaminie powinny znaleźć

się informacje o możliwych źródłach majątku. Zgodnie z art. 42 ust. 2 i 3 środki na

działalność stowarzyszenia zwykłego mogą pochodzić ze składek członkowskich,

darowizn, spadków, zapisów, dochodów z majątku stowarzyszenia, ofiarności

publicznej (zbiórek publicznych) oraz z dotacji.

To duże rozszerzenie możliwości finansowania wprowadzone w nowelizacji i warto,

by takie informacje również były opisane w regulaminie.

2. Podejmij decyzję: przedstawiciel albo zarząd stowarzyszenia zwykłego.

Stowarzyszenie zwykłe może być zarządzane, reprezentowane przez

przedstawiciela (tak jak to było przed nowelizacją ustawy - Prawo o

stowarzyszeniach) albo przez zarząd. To ważna decyzja. Warto zastanowić się w

gronie członków stowarzyszenia zwykłego, jakie rozwiązanie będzie lepsze. Jeśli

stowarzyszenie zwykłe jest małe – np. 5-osobowe – to przedstawiciel jest

wystarczającym rozwiązaniem. Jeśli stowarzyszenie zwykłe liczy więcej osób, np. 20,

to być może warto pomyśleć o zarządzie.

Jeśli stowarzyszenie zwykłe chce powołać zarząd, to w regulaminie muszą się

znaleźć odpowiednie zapisy (art. 40 ust. 3):

tryb wyboru i uzupełniania składu zarządu

kompetencje zarządu

warunki ważności uchwał zarządu

sposób reprezentowania stowarzyszenia zwykłego, w tym w szczególności

zaciągania zobowiązań majątkowych.

3. Podejmij decyzję: czy komisja rewizyjna

Stowarzyszenie zwykłe może powołać komisję rewizyjną (art. 40 ust. 4). Komisja

rewizyjna w stowarzyszeniu zwykłym jest organem nieobowiązkowym. Jeśli

stowarzyszenie zwykłe się na to zdecyduje, to w regulaminie muszą się znaleźć

zapisy o trybie wyboru i uzupełniania składu oraz kompetencjach tego organu.

4. Zwołaj zebranie członków stowarzyszenia zwykłego

Dotychczasowy przedstawiciel stowarzyszenia zwykłego powinien zwołać zebranie

członków, aby podjąć uchwałę o zmianie regulaminu.

Jeśli stowarzyszenie zwykłe zdecydowało się na zarząd – należy także podjąć

uchwałę o wyborze zarządu. Jeśli stowarzyszenie zwykłe pozostaje przy

przedstawicielu i będzie to nowa osoba – należy podjąć uchwałę o wyborze

przedstawiciela. Stowarzyszenie zwykłe może być nadal reprezentowane przez

przedstawiciela działającego do tej pory. Wtedy nie trzeba robić nowych wyborów,

choć można w protokole z zebrania zapisać taką informację.

Kolejna uchwała do podjęcia to uchwała o wyborze komisji rewizyjnej – jeśli

stowarzyszenie zwykłe zdecydowało się mieć organ nadzoru.

Na zebraniu powinna być także przygotowana lista obecności. Mimo że nie jest to

zebranie założycielskie, gdyż stowarzyszenie już istnieje, to można przygotować

listę obecności wg wytycznych odnoszących się do tworzenia listy członków –

założycieli.

Z zebrania stowarzyszenia zwykłego powinien być przygotowany także protokół.

Warto pamiętać, że protokół oraz uchwały podpisuje przewodniczący/ca zebrania

oraz protokolant/ka. Przewodniczący i protokolant są wybierani na początku

zebrania. Przewodniczący prowadzi zebranie. Protokolant sporządza protokół. Nie

ma przeszkód, by przewodniczącym/cą zebrania był przedstawiciel stowarzyszenia

zwykłego.

5. Przygotuj dokumenty do ewidencji stowarzyszeń zwykłych

Kolejny krok to przygotowanie dokumentów, jakie należy złożyć w urzędzie

prowadzącym ewidencję stowarzyszeń zwykłych (Starostwo Powiatowe). Obowiązek

przygotowania i złożenia kompletu dokumentów do ewidencji stowarzyszeń

zwykłych spoczywa na przedstawicielu (albo na zarządzie; należy pamiętać, że pod

wnioskiem podpisuje się cały zarząd).

Dokumenty, które należy złożyć w urzędzie prowadzącym ewidencję stowarzyszeń:

wniosek o wpisanie do ewidencji stowarzyszeń. Wniosek powinien zawierać

datę jego sporządzenia, nazwę urzędu, do którego jest kierowany (starosty lub

urzędu miasta), adres siedziby stowarzyszenia zwykłego, podpis

przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu. Nie ma wzoru wniosku o

wpisanie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych. W praktyce okazuje się, że

niektóre urzędy przygotowują dodatkowe wytyczne lub szablony wniosków o

wpis do ewidencji. Warto więc sprawdzić na stronie internetowej urzędu, czy

jest taka informacja. W związku z tym, że jest to niejako „przerejestrowanie”

już działającego stowarzyszenia zwykłego warto we wniosku podać dane

indentyfikacyjne stowarzyszenia, tj. adres siedziby, dotychczasowy numer w

wykazie stowarzyszeń zwykłych czy też numery REGON, NIP.

regulamin działalności – składa się aktualną, nowo uchwaloną na zebraniu

członków wersję regulaminu. Uwaga! Regulamin powinien być podpisany przez

przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu.

protokół z zebrania wraz z podjętymi uchwałami (uchwała o zmianie

regulaminu, ewentualne uchwały o wyborze przedstawiciela albo zarządu, a

także jeśli została wybrana – komisji rewizyjnej).

lista obecności – może być przygotowana tak jak lista założycieli czyli

zawierać imiona i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, adresy zamieszkania,

własnoręczne podpisy członków.

dane przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu – imię i nazwisko,

adres zamieszkania, numer PESEL.

dane członków komisji rewizyjnej – jeśli została wybrana – imię i nazwisko,

adres zamieszkania, numer PESEL.

6. Złóż dokumenty do urzędu prowadzącego ewidencję stowarzyszeń

zwykłych

Przygotowane dokumenty przedstawiciel albo zarząd składa do odpowiedniego

wydziału w starostwie powiatu, na terenie którego mieści się siedziba

stowarzyszenia zwykłego tj.

Starostwo Powiatowe w Mławie,
Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich,
ul. Reymonta 6, 06-500 Mława
I.p. pokój 15, tel. 23 655 29 02

7. Czekaj na wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych

Zgodnie z przepisami urząd ma 7 dni od daty wpłynięcia wniosku na wpisanie

stowarzyszenia zwykłego do ewidencji. Jeśli jednak wniosek zawiera braki, np.

brakuje czyjegoś podpisu na liście obecności, to urząd wzywa do uzupełnienia tych

informacji. W praktyce przedstawiciel albo zarząd dostają informację, co należy

uzupełnić. Termin na uzupełnienie to 14 dni od daty otrzymania wezwania. Warto

przestrzegać tego terminu, bo jego niedotrzymanie powoduje bezskuteczność

wpisu. Innymi słowy stowarzyszenie zwykłe nie zostanie „przerejestrowane” do

ewidencji stowarzyszeń zwykłych.

Urząd informuje przedstawiciela albo zarząd o wpisie stowarzyszenia do ewidencji

stowarzyszeń zwykłych. W dotychczasowym wykazie może pojawić się adnotacja o

wpisie do ewidencji wraz z nadanym numerem ewidencji i datą tego wpisu. Choć tu

rozwiązania stosowane przez urzędy mogą być różne.

Pamiętaj! 20 maja 2018 to ostateczny termin na zmianę wpisu w ewidencji

stowarzyszeń zwykłych.

UWAGA! Stowarzyszenie zwykłe zachowuje swój stary NIP i REGON

Stowarzyszenia zwykłe działające przed 20 maja 2016 r., mimo że nie miały

osobowości prawnej, a jedyną legalną formą finansowania ich działań były składki

członkowskie, musiały mieć służący do identyfikacji w urzędzie skarbowym numer

NIP oraz identyfikujący i charakteryzujący podmioty gospodarki narodowej numer

REGON.

Stare stowarzyszenie zwykłe, zgłaszając się do nowej ewidencji stowarzyszeń

zwykłych (i stając się stowarzyszeniem zwykłym w nowym rozumieniu czyli z

ułomną osobowością prawną i nowymi uprawnieniami), zachowuje swój stary NIP i

REGON.

Ale uzyskanie wpisu do nowej ewidencji powoduje, że zmieniają się dane

stowarzyszenia zwykłego. Ta zmiana musi być odnotowana zarówno przez urząd

skarbowy, jak i Główny Urząd Statystyczny. Pojawia się więc obowiązek aktualizacji

informacji w obu rejestrach.

REGON – stowarzyszenie zwykłe aktualizuje dane w urzędzie statystycznym

REGON to krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej. Numer

REGON jest informacją o organizacji, służącą przede wszystkim do:

identyfikacji różnych podmiotów wpisywanych do różnych rejestrów i

systemów informacyjnych administracji publicznej;

ujednoliceniu sposobu opisywania podmiotów;

dostarczeniu ogólnej charakterystyki działających podmiotów;

tworzenia baz adresowych działających podmiotów;

tworzenia baz potrzebnych do badań statystycznych.

Zgodnie z ustawą o statystyce publicznej numer REGON muszą mieć wszystkie

stowarzyszenia: zarówno te rejestrowane w KRS, jak i stowarzyszenia zwykłe

wpisane do ewidencji starosty. Jedne i drugie muszą także aktualizować zgłoszone

informacje.

W przypadku dostosowania do przepisów ustawy - Prawo o stowarzyszeniach i

wpisu stowarzyszenia zwykłego do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych

(opisanego wyżej „przerejestrowania”), numer REGON pozostaje ten sam. Zmieniają

się jednak dane rejestrowe stowarzyszenia zwykłego, zatem te informacje

stowarzyszenie zwykłe musi zaktualizować.

Stowarzyszenie zwykłe aktualizuje dane wypełniając formularz RG-OP (zmiana

danych objętych wpisem) i wysyłając go do właściwego oddziału Głównego Urzędu

Statystycznego.

Termin określony w przepisach to 7 dni od dnia uzyskania przez stowarzyszenie

zwykłe wpisu do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych. Do formularza RG-OP

powinien być też dołączony dokument potwierdzający zmianę, czyli odpis z

ewidencji stowarzyszeń zwykłych.

NIP - stowarzyszenie zwykłe aktualizuje dane w urzędzie skarbowym

NIP służy do identyfikacji podmiotów prowadzących działalność i musimy go mieć

nawet, jeżeli dochody organizacji pochodzą tylko ze składek członkowskich, tak jak

w przypadku starych stowarzyszeń zwykłych, zakładanych przed 20 maja 2016 r.

Musimy go mieć nawet jeśli przez jakiś czas nie mamy żadnych dochodów.

Identyfikator podatkowy NIP jest potrzebny organizacji w kontaktach z różnymi

urzędami i instytucjami (np. przy zakładaniu konta bankowego, przy wypełnianiu

wniosku o dotację, przy podpisywaniu umów z różnymi kontrahentami). Zgodnie z

ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników numer NIP muszą mieć

wszystkie stowarzyszenia, tak więc muszą go mieć również stowarzyszenia zwykłe.

Podobnie jak w przypadku REGON, muszą też aktualizować zgłoszone informacje.

Analogicznie jak w przypadku numeru REGON, również numer NIP nie zmienia się,

kiedy stare stowarzyszenie zwykłe uzyskuje wpis nowej ewidencji stowarzyszeń

zwykłych, dostosowując się do zmienionej ustawy - Prawo o stowarzyszeniach.

Z wpisem do nowej ewidencji zmieniają się dane rejestrowe stowarzyszenia

zwykłego. Te informacje stowarzyszenia zwykłe musi zaktualizować. Robi to

wypełniając formularz NIP-2 (zgłoszenie aktualizacyjne) i wysyłając go do swojego

urzędu skarbowego.

Termin określony w przepisach to 7 dni od dnia uzyskania przez stowarzyszenie

zwykłe wpisu do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych.

Poza ustawowym obowiązkiem – stowarzyszenie zwykłe informuje, że działa na

nowych zasadach

Warto poinformować o nowych danych stowarzyszenia zwykłego również inne

podmioty, z którymi stowarzyszenie zwykłe współpracowało i współpracuje (np.

zgłoszenie zmiany danych w banku). Dobrze jest też pochwalić się (np. na stronie

internetowej), że stowarzyszenie zwykłe działa teraz na nowych zasadach.

Wniosek o wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych wraz z procedurą znajduje się na stronie BIP Starostwa Powiatowego w Mławie w zakładce Stowarzyszenia/Procedury dot. stowarzyszeń/Wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych pod adresem:

https://www.bip.powiatmlawski.pl/2066,wpis-do-ewidencji-stowarzyszen-zwyklych

 

 

• autor: www.ngo.pl, data: 2018-05-10